1. À quoi sert l’outil

Un état des résultats dit si l’année a été bonne. Un flux de trésorerie dit si le compte passera à travers le mois de juillet.

L’outil répond à quatre questions :

• Combien il restera dans le compte à la fin de chaque mois.
• Quel mois sera le plus creux de l’exercice.
• Combien de mois passeront sous ton seuil de sécurité.
• De combien tu dépasses ton budget depuis le début de l’exercice.

2. Les dix minutes du départ

L’outil s’ouvre avec des chiffres de démonstration. Ils sont là pour te montrer à quoi ressemble un tableau rempli. Ils ne sont pas les tiens.

1. Choisis ton gabarit dans la barre du haut. PME donne 48 postes codés, de 4000 à 5570 : ventes, salaires, locaux, véhicules, équipement, taxes et financement. OBNL en donne 61, pensés pour tout organisme : subventions à la mission et de projets, dons, collectes de fonds, revenus autonomes, salaires des projets. Ce sont des postes de base : renomme, ajoute ou supprime ceux qui ne te ressemblent pas.
2. Vide la démonstration. Le bouton Vider et partir à neuf efface tous les montants et garde la structure de postes. C’est le bon point de départ.
3. Inscris le nom de ton organisation dans le champ Organisation. Il apparaît dans les exports.
4. Ajoute ton logo avec le bouton Ajouter mon logo, à côté du champ Organisation. Dimension conseillée : 600 × 200 px, en PNG ou en JPG. Il s’affiche en haut de l’outil et reste même si tu vides les données. Le petit × le retire. Les exigences et les messages possibles sont juste en dessous.
5. Règle le premier mois et l’année. Un OBNL dont l’exercice commence en avril choisit avril, pas janvier. Tout le tableau se décale. Le menu Année garde chaque année séparément : tu passes de l’une à l’autre sans rien perdre.
6. Entre le solde d’ouverture. C’est ce qu’il y avait réellement dans le compte le premier jour de l’exercice. Sans ce chiffre, toutes les projections sont fausses.
7. Fixe le seuil de sécurité. C’est le montant sous lequel tu ne veux jamais descendre. En règle générale, un mois de décaissements.

Les messages que tu peux voir

Après le choix du fichier, un bandeau apparaît en haut de l’outil. Il dit si le logo est accepté et, sinon, pourquoi.

3. Les trois onglets

4. Les quatre vues du tableau

Le même tableau se lit de quatre façons. Les boutons sont au-dessus de la grille.

5. Entrer tes montants

Une case peut contenir une seule facture ou dix. Tu les inscris une par une, l’outil les additionne.

Va dans la vue Prévu ou Réel et clique une case. Une petite fenêtre s’ouvre juste en dessous.

1. Inscris le montant dans le champ Montant. Les cents sont conservés : écris 24,65.
2. Inscris la facture ou le fournisseur dans le champ voisin. Exemple : Fournitures Belisle, facture 88412.
3. Appuie sur Entrée ou clique Ajouter. Le montant s’ajoute à la liste et le total de la case se met à jour.
4. Recommence pour chaque facture du mois. La case du tableau affiche le total, souligné en pointillé quand elle contient plusieurs montants.

Corriger ou retirer un montant

Dans la fenêtre, chaque montant reste modifiable. Change le chiffre ou la description directement dans sa ligne. Le × au bout de la ligne retire ce seul montant, sans toucher aux autres.

Les raccourcis du clavier

La bonne méthode, mois après mois

1. Au début de l’exercice, remplis la vue Prévu au complet. C’est ton budget.
2. Au fil du mois, ou à la fin, entre chaque facture dans la vue Réel, à partir de ton relevé bancaire.
3. Regarde la vue Écart. Les dépassements sautent aux yeux.
4. Regarde la vue Projection. Elle te dit si le reste de l’année tient encore debout.

6. Répartir un montant sur plusieurs mois

Une prime d’assurance annuelle, un abonnement payé d’avance, un contrat en trois versements. Tu l’inscris une fois, l’outil le place dans les bons mois.

Un nouveau montant

1. Ouvre la case du premier mois et inscris le montant et sa description, sans appuyer sur Entrée.
2. Clique Répartir un nouveau montant sur plusieurs mois, sous le champ.
3. Choisis le nombre de mois, à partir de celui-ci, jusqu’à la fin de l’exercice au maximum.
4. Choisis la façon, puis clique Répartir.

Un montant déjà inscrit

Dans la fenêtre, clique la flèche ⇥ au bout de sa ligne. Le montant quitte sa case et se répartit à partir de ce mois.

7. Quel bouton fait quoi

Deux familles de boutons. Ceux au bout du nom d’un poste agissent sur la ligne entière. Ceux de la fenêtre agissent sur un seul montant.

8. Les notes derrière un chiffre

C’est la fonction que les gens découvrent en dernier et qu’ils utilisent le plus.

Deux endroits gardent la trace d’un montant :

• La liste de la fenêtre, montant par montant, avec la facture ou le fournisseur. Elle se crée toute seule quand tu inscris tes montants.
• La zone de note sous le tableau, pour le contexte : date de paiement, conditions du bailleur de fonds, décision du conseil. Clique une case, puis écris dans la zone. Un petit triangle vert apparaît dans le coin de la case.

L’onglet La période affiche les deux côte à côte, pour chaque poste du mois choisi.

9. Groupes et postes

Les postes sont rangés en groupes d’encaissements et de décaissements. Tu peux :

• Renommer un poste ou son code en cliquant dessus.
• Ajouter un poste dans un groupe.
• Ajouter un groupe complet.
• Replier tous les groupes d’un coup avec Replier les groupes, pour voir seulement les totaux.

10. Au mois ou à la semaine

Le réglage Cadence, dans la barre du haut, passe de 12 colonnes mensuelles à 53 colonnes hebdomadaires.

Tes montants sont inscrits par mois. En passant à la semaine, chaque mois devient 4 ou 5 colonnes. L’outil te demande donc où placer le montant de chaque mois :

Revenir au mois additionne les semaines dans leur mois, avec leurs listes de montants.

11. Les cinq tuiles du haut

Elles se recalculent à chaque chiffre que tu entres. Elles sont la lecture de trente secondes.

12. Le remboursement de taxes des OBNL

Une option que tu actives seulement si tu y as droit. Elle est fermée par défaut et n’apparaît qu’avec le gabarit OBNL.

Un OBNL admissible et un organisme de bienfaisance enregistré récupèrent 50 % de la TPS et 50 % de la TVQ. Le montant que tu paies au fournisseur reste le montant complet de la facture. Une partie te revient plus tard.

Comment l’activer

1. Choisis le gabarit OBNL, puis coche Remboursement de taxes dans la barre de réglages. Un panneau apparaît sous les onglets. Si tu décoches, il disparaît et rien d’autre ne change.
2. Entre le montant de la facture et dis si ce montant est avant taxes ou taxes incluses.
3. Ajuste les pourcentages si ta situation diffère. Une municipalité, une commission scolaire et un établissement de santé n’ont pas les mêmes taux que 50 et 50.
4. Lis le coût net réel. L’outil affiche le montant hors taxes, la TPS, la TVQ, le total payé, le remboursement à recevoir et le coût net de la dépense.
5. Ajoute la ligne de suivi avec le bouton prévu à cet effet. Le gabarit OBNL contient déjà le poste 4350 « Remboursement de taxes à recevoir ». Si tu l’as supprimé, ou si tu utilises le gabarit PME, le bouton crée le poste 4900 du même nom dans tes encaissements. Inscris-y le montant au mois où tu attends le chèque.

13. Sortir tes données vers Excel

Deux boutons :

• Copier pour Excel copie le tableau de la vue affichée. Colle-le directement dans une feuille.
• Copier le détail, dans l’onglet La période, copie le mois choisi poste par poste, avec la liste des montants de chaque case et sa note.

Fais-le avant chaque rencontre de conseil et avant chaque changement de gabarit. C’est ta sauvegarde.

14. Où vivent tes données

Aucun de tes chiffres ne quitte ton appareil.

L’outil enregistre tout dans la mémoire locale de ton navigateur, automatiquement, à chaque modification. Rien n’est envoyé sur un serveur. Personne d’autre que toi ne voit tes montants.

Ce que ça implique :

• Tes données suivent le navigateur et l’appareil, pas ton compte. Ouvrir l’outil sur un autre ordinateur donne un tableau vide.
• Vider les données de navigation de ton fureteur efface ton tableau.
• La navigation privée ne garde rien après la fermeture de la fenêtre.

15. Les questions qui reviennent

Comment je commence une nouvelle année ?

Ouvre le menu Année et choisis + Ajouter l’année, à la dernière ligne. Tu peux le refaire chaque année. L’outil garde l’année qui se termine et te demande comment partir : reprendre ton prévu de l’an dernier ou partir d’un prévu vide. Tes postes restent les mêmes, le réel repart à zéro, et le solde d’ouverture devient le solde projeté à la fin de l’année précédente. Pour revoir une ancienne année, choisis-la dans le même menu.

Je ferme l’outil, est-ce que je perds tout ?

Non. Tout est enregistré au fur et à mesure dans ton navigateur. Rouvre la page et tout est là.

Est-ce que ça fonctionne sans Internet ?

Oui, une fois la page ouverte. Tous les calculs se font sur ton appareil.

Est-ce que je peux travailler par semaine plutôt que par mois ?

Oui. Le réglage Cadence passe de mensuelle à hebdomadaire. La section 10 explique les deux choix que l’outil te propose.

Mon exercice ne commence pas en janvier.

Règle le premier mois. Un exercice d’avril à mars s’affiche d’avril à mars.

Je veux le partager avec mon comptable.

Utilise Copier pour Excel et envoie-lui la feuille. L’outil lui-même est sous licence pour ton organisation.

Mes codes de postes ne sont pas ceux de mon plan comptable.

Change-les. Les codes et les noms de postes se modifient en cliquant dessus. Aligne-les sur ton plan comptable, les exports suivront.

Mon logo ne s’affiche pas.

Lis le bandeau qui apparaît en haut de l’outil après le choix du fichier : il dit pourquoi le logo est refusé. Les cas les plus fréquents sont un PDF, une photo HEIC d’iPhone ou un logo de moins de 300 px de large. La dimension conseillée est de 600 × 200 px, en PNG ou en JPG. La section 2 donne la liste complète des messages. Si aucun bandeau n’apparaît, recharge la page avec Cmd + Maj + R sur Mac, ou Ctrl + Maj + R sur Windows, pour avoir la dernière version de l’outil.

Les postes du gabarit ne correspondent pas tous à mon organisation.

C’est voulu. Ce sont des postes de base, communs à la plupart des PME ou des OBNL. Renomme ceux qui s’en approchent, supprime ceux qui ne s’appliquent pas, et ajoute les tiens avec « Ajouter un poste » au bas de chaque groupe.

Le tableau affiche encore les chiffres de démonstration.

Clique Vider et partir à neuf. La structure de postes reste, les montants disparaissent.