Des PME et des OBNL du Québec, de 1 à 20 employés. Chacune m’a confié ce qu’il y a de plus délicat : ses dossiers, ses accès et ses échéances.
40 +
entreprises accompagnées
18
ans en gestion administrative
150 +
procédures écrites et livrées
500
dossiers tenus dans un CRM
Ils m’ont fait confiance
Mes clients.
Avant / Après
À quoi ressemble un dossier remis en ordre.
Exemple typique, reconstitué et anonymisé. Aucun nom de client, aucun document réel, aucun chiffre tiré d’un mandat. C’est le genre de portrait que je trouve en arrivant, et le genre de structure que je laisse en partant.
Avant : le serveur de fichiers
Documents partagés/
├── scan0012.pdf
├── scan0013.pdf
├── Nouveau dossier/
│ ├── truc.docx
│ └── IMG_4471.jpg
├── À classer/
├── À classer (2)/
├── facture final.xlsx
├── facture finalV2.xlsx
├── Copie de Copie de budget.xlsx
└── Bureau de Marie/
└── contrat signé.pdf
Des fichiers éparpillés à la racine. Personne ne sait quelle version fait foi. Le contrat signé vit dans le poste d’une seule personne. La recherche donne quatre résultats plausibles.
Une seule règle de nommage : AAAA-MM-JJ_Entreprise_Facture_Montant, par exemple 2026-09-12_SAV_1156_2 345.45. La date en tête force l’ordre. Le dossier 99 garde l’historique sans polluer le courant. Aucun fichier à la racine : chaque document vit dans un dossier numéroté.
Avant : le suivi des comptes clients
Client
Notes
Dossier A
envoyé je pense
dossier a
voir courriel de Sylvie
Dossier B
payé ?
Client C
C inc.
relancer un moment donné
Deux lignes pour le même client. Aucune date. Aucun montant. Relancer demande de rouvrir la boîte courriel.
Après : le même suivi
Client
Émise
Échéance
État
Client A
2026-08-04
2026-09-03
Payée
Client B
2026-08-18
2026-09-17
À échoir
Client C
2026-07-09
2026-08-08
Relance 2
Client D
2026-08-25
2026-09-24
À échoir
Client E
2026-06-12
2026-07-12
Payée
Un client, une ligne. L’état se lit d’un coup d'œil. La relance part d’un gabarit, pas d’une fouille dans les courriels.
Ce que la structure change dans ta semaine
Chercher devient trouverUn document a une seule place logique. Tu arrêtes de rouvrir trois dossiers pour valider quelle version fait foi.
Le travail survit aux départsQuand quelqu’un quitte, le dossier reste lisible. Rien ne dort dans un poste de travail personnel.
Le suivi se fait sans toiUn tableau à jour remplace la mémoire. Tu vois ce qui traîne avant que le client appelle.
Mes réalisations
Ce que j’ai monté, concrètement.
Les noms de mes clients restent confidentiels quand ils le demandent. Les mandats, eux, se racontent.
30 procédures écrites
Gouvernance d’OBNL
Refonte complète de la gestion documentaire d’un organisme : arborescence, gabarits de procès-verbaux, calendrier des instances et suivi des résolutions.
De zéro à opérationnelle
Démarrage d’entreprise
Accompagnement au lancement d’une entreprise de production d’événements : immatriculation, structure de dossiers, outils de gestion et présence en ligne.
10 h libérées par semaine
Structuration administrative
Mise en ordre d’une PME manufacturière : facturation, suivi des comptes clients, échéances fiscales et rappels automatisés.
Conforme et signé
Politiques internes
Rédaction et mise en page de politiques internes, de manuels de l’employé et de documents de conformité CNESST.
Un calendrier tenu
Logistique et réseaux sociaux
Gestion de la logistique quotidienne et du calendrier de contenu d’une entreprise de rembourrage.
500 dossiers tenus
Suivi de projets et CRM
Tenue de 500 dossiers dans un CRM, suivi de 15 projets simultanés et coordination de 3 comités.
Réalisations
Ce que j’ai créé pour elles.
Cartons, dépliants, bannières, emballages, formulaires, signatures courriel. Chaque pièce a été montée pour un mandat précis, pour une vente à conclure ou un client à rassurer. Clique sur une image pour l’agrandir.
Sites web
Les sites que j’ai montés.
Des entreprises québécoises dont j’ai bâti la vitrine en ligne, du contenu jusqu’à la mise en ligne.
rembourragesl.com
Rembourrage SL
Cinq pages pour une entreprise de rembourrage : accueil, à propos, réalisations classées par catégorie et demande de soumission en ligne.
Huit sections pour un cabinet comptable : vision, services, expertise, avantages et foire aux questions. Les visuels de marque et la signature courriel viennent du même mandat.
« J’ai la chance de travailler avec Cynthia pour m’aider dans la gestion de mon entreprise, et honnêtement, c’est devenu mon bras droit à distance!
Elle s’occupe notamment de répondre au téléphone avec un professionnalisme incroyable, tout en ayant exactement le ton chaleureux qui représente mon entreprise. Elle fait aussi le tri de mes courriels, m’aide à restructurer certains processus à l’interne et apporte des solutions concrètes pour mieux organiser et optimiser ma gestion.
Ce que j’apprécie le plus? La confiance. Je sais que les choses sont entre bonnes mains, et ça me permet de me libérer l’esprit et de me concentrer sur les tâches où j’ai vraiment besoin d’être présente. C’est un énorme poids en moins sur mes épaules!
Notre communication est super facile, elle comprend rapidement mes besoins et elle est toujours proactive. Je lui fais 100 % confiance et je la recommande fortement à toutes les PME qui ont besoin d’un petit coup de pouce pour alléger leur charge de travail, structurer leurs processus ou simplement déléguer certaines tâches.
Une vraie perle! »
Emanuelle SoucyPropriétaire, Clinique Freeya
★★★★★
« Cynthia Chapdelaine est une personne exceptionnelle! Très habile et performante, elle offre des solutions claires et des explications précises. J’apprécie énormément sa manière de travailler, toujours professionnelle et efficace. C’est un réel plaisir de collaborer avec elle. »
MichelinePropriétaire, Doggie Wear Style
★★★★★
« Nous avons pu bénéficier des services de Cynthia et nous avons adoré notre expérience. Sensible à nos besoins, elle a à cœur notre succès. Efficace et rapide, elle gère tout avec brio. »
GuylainePropriétaire, Clinique Francoeur
★★★★★
« À l’ère des réseaux sociaux, je me suis sentie bien épaulée pour mettre en place tout ce qu’implique le démarrage de mon entreprise de production d’événements. Ce qui m’a le plus marquée dans ses services, c’est sa ponctualité et son efficacité. »
ChantalPropriétaire, Eurêka!
★★★★★
« J’ai fait appel à ses services pour la rédaction et j’envisage de collaborer à nouveau pour la création de ma politique interne, la mise en page et la fusion de textes. J’ai particulièrement apprécié sa disponibilité. »
SandraHyatt Place
★★★★★
« Super service! Vraiment à l’écoute de mes besoins. Elle m’aide dans ma logistique, mes réseaux sociaux. Je ne pourrais plus me passer d’elle, une perle. »
SanyPropriétaire, Rembourrage SL
Tu hésites encore ?
L’infolettre qui allège tes opérations.
Un courriel par mois. Un processus à simplifier, un gabarit prêt à utiliser, une tâche à déléguer. Rien d’autre.
La prochaine sur cette page, c’est ton entreprise.
Une heure, en visioconférence, pour voir si on travaille bien ensemble.
Emanuelle SoucyPropriétaire, Clinique Freeya
Micheline
Guylaine
Chantal
Sandra
Sany