1. À quoi sert l’outil

Ton logiciel de facturation produit tes factures. Le registre te dit ce qu’elles deviennent.

L’outil répond à cinq questions :

• Qui te doit de l’argent, combien, et depuis quand.
• Combien de TPS et de TVQ tu dois remettre, et pour quand.
• Combien d’impôt garder de côté, calculé sur ton profit et non sur tes ventes.
• Combien tu te verses, comparé à ce que l’entreprise encaisse.
• Si tes ventes suivent ton objectif et l’exercice précédent.

2. Avant de commencer

L’outil s’ouvre avec une entreprise fictive, Atelier Boréal. Ses chiffres te montrent un registre rempli. Ils ne sont pas les tiens.

1. Ouvre ton lien d’accès dans Chrome, Edge ou Firefox. Si ton navigateur affiche une icône d’installation dans la barre d’adresse, installe l’outil : il s’ouvre ensuite comme une application.
2. Explore l’exemple quelques minutes, onglet par onglet.
3. Vide l’exemple avec le bouton Vider et partir à neuf, puis confirme avec Oui, continuer. Ton logo, ta forme, ton exercice, ton premier mois, ton inscription aux taxes, ta fréquence de déclaration, ton taux d’impôt, ton objectif annuel, ton délai et l’impôt estimé par ton comptable restent. Le nom de l’entreprise repart à vide.
4. Remplis la barre du haut, de gauche à droite (tableau ci-dessous).

3. Les huit onglets

4. Inscrire une vente

Une vente par facture, le jour où tu l’envoies. Trente secondes, et tout le reste se calcule.

1. Clique + Nouvelle vente. La fiche s’ouvre avec la date du jour et le prochain numéro de facture. Change le numéro au besoin.
2. Choisis le client. Un clic dans le champ Client, ou sur la petite flèche, ouvre la liste de tes clients. Tape quelques lettres pour la filtrer. Pour un nouveau client, tape son nom et choisis + Ajouter « nom » comme nouveau client, ou choisis + Nouveau client en haut de la liste. Il s’ajoute à ta liste tout de suite.
3. Décris la vente et choisis son Type de vente : Mandat, Forfait récurrent, Consultation, Formation, Produit ou Autre. Pour créer ton propre type, écris-le dans le champ : il s’ajoute à la liste à l’enregistrement.
4. Inscris le Montant avant taxes. La TPS (5 %), la TVQ (9,975 %) et le Total à facturer s’affichent aussitôt, avec l’Impôt à prévoir sur cette vente.
5. Choisis les taxes : TPS et TVQ, l’option de la TPS sans la TVQ, ou Aucune : exonéré, détaxé ou hors Canada.
6. Coche Facture envoyée et clique Enregistrer.

Inscrire un paiement

Clique la ligne de la vente pour ouvrir sa fiche. Dans Paiements reçus, le montant du solde est déjà inscrit. Vérifie la date, le montant et le mode, clique Ajouter le paiement, puis Enregistrer. Un dépôt, puis le solde ? Ajoute deux paiements. Le × retire un paiement inscrit par erreur. Si le client a trop payé, la fiche affiche Reçu en trop.

Le dépôt confirmé. Un paiement reçu n’est pas toujours dans ton compte : un chèque à déposer, un virement en attente. Quand tu vois l’argent à la banque, coche Dépôt confirmé à la banque dans la fiche. Tant que la case n’est pas cochée, le registre affiche dépôt à confirmer à côté du statut.

Le bouton Payée, au bout de chaque ligne ouverte du registre, inscrit le solde comme reçu aujourd’hui, avec le dernier mode de paiement utilisé, en un clic.

Corriger, dupliquer ou supprimer

• Corriger : clique n’importe où sur la ligne. Change ce qu’il faut, puis clique Enregistrer. Tous les totaux se recalculent.
• Dupliquer : dans la fiche, Dupliquer ouvre une copie avec le prochain numéro et la date du jour, sans les paiements. Clique Enregistrer pour la garder.
• Supprimer : Supprimer, puis Confirmer la suppression.

Une vente datée hors de l’exercice affiché fait passer le registre à l’exercice de cette date, dès l’enregistrement.

Les notes de crédit

Dans la fiche, choisis Note de crédit en haut. Le numéro devient NC-001, NC-002, et ainsi de suite. Inscris le Crédit, avant taxes : il diminue tes ventes et tes taxes. Coche Montant remboursé au client si l’argent est reparti.

Les couleurs et les statuts

La mention rouge À transférer, sous la case Taxes mises de côté, marque une facture dont tu as reçu un paiement sans avoir mis ses taxes de côté.

Trouver une vente

Au-dessus du tableau, les filtres Chercher, Période, Statut, Client et Type de vente réduisent la liste. Effacer les filtres remet tout. Le statut Dépôts à confirmer regroupe les paiements reçus pas encore vus à la banque. Copier pour Excel copie les lignes affichées, à coller dans un tableur. Télécharger en CSV en fait un fichier, à ouvrir dans Excel ou à remettre à ton comptable. Le tableau donne un sous-total par trimestre et le total au bas.

5. Les ventes récurrentes

Un forfait chaque semaine, aux deux semaines, chaque mois ou chaque trimestre. Tu l’inscris une fois.

1. Ouvre Tes ventes récurrentes, sous le tableau du registre.
2. Inscris le client, la description, le montant avant taxes, les taxes, le type de vente et la fréquence.
3. Inscris la date dans Prochaine facture le. Si tu as déjà inscrit les factures passées, mets la prochaine, pas la première. Remplis Fin, si connue pour un contrat à durée fixe.
4. Clique Ajouter la vente récurrente.
5. Le jour venu, un bandeau apparaît en haut du registre. Clique Créer la facture, ou Créer les 2 factures s’il y en a plusieurs.

Les factures créées ne sont pas cochées comme envoyées : coche Facture envoyée une fois qu’elles sont parties. Le bouton Rendre récurrente, dans la fiche d’une vente, prépare le modèle à partir de cette vente, chaque mois, avec une prochaine facture un mois plus tard. Dans la liste des modèles, Modifier remonte un modèle dans le formulaire, et le × le supprime après un deuxième clic sur Supprimer ?.

6. À recevoir et les relances

Une facture de 90 jours se récupère beaucoup plus mal qu’une facture de 10 jours. Relance tôt.

L’âge de tes comptes clients

Le tableau classe ce que chaque client te doit selon le retard après l’échéance : Pas encore échu, 1 à 30 jours de retard, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours, Plus de 90 jours. L’échéance, c’est la date de la facture plus ton délai. Les tuiles donnent le total à recevoir, la part en retard, ce qui dépasse 60 jours et ton Délai moyen de paiement, soit le nombre de jours réel entre la facture et le dernier paiement.

Rédiger une relance

1. Dans Les factures à relancer, clique Rédiger la relance sur la facture en retard. Le bouton apparaît dès le premier jour de retard.
2. Vérifie le ton. L’outil choisit Premier rappel, Deuxième rappel après une relance ou plus de 15 jours de retard, et Dernier avis après deux relances ou plus de 45 jours de retard. Clique un autre ton pour changer. L’objet et le message se modifient à la main.
3. Clique Copier le message, ou Ouvrir dans mon courriel : ton logiciel de courriel s’ouvre avec l’objet et le message. Ajoute l’adresse du client et joins la facture.
4. Clique Marquer la relance comme envoyée. La date est gardée, et le prochain rappel en tient compte.

Les boutons Payée et Ouvrir de la même ligne inscrivent le paiement ou ouvrent la fiche. Copier pour Excel copie la liste des factures ouvertes.

7. Les taxes à remettre

La TPS et la TVQ sont dues sur les ventes facturées dans la période, payées ou non. L’argent des taxes ne t’appartient pas.

1. Choisis la période avec les boutons T1 à T4, les mois si tu déclares chaque mois, ou Exercice si tu déclares une fois par année. Un ✓ marque une période déjà remise.
2. Lis les lignes : 101 pour tes ventes, 105 et 205 pour les taxes perçues, 108 et 206 pour tes crédits, 109 et 209 pour le net. Le haut du bloc donne l’échéance et le Montant à remettre, ou le remboursement à recevoir.
3. Vérifie tes crédits. Ceux de tes dépenses s’inscrivent seuls. Ajoute dans Autres CTI et Autres RTI ceux d’achats qui ne sont pas dans l’outil.
4. Produis ta déclaration auprès de Revenu Québec, qui perçoit les deux taxes, puis coche Déclaration produite et payée et inscris la Date du paiement.

Copier le rapport copie les lignes de la période, à coller dans un tableur ou un courriel à ton comptable.

Les échéances de remise

L’argent des taxes mis de côté

À chaque paiement reçu, transfère la partie taxes dans un compte réservé, puis coche Taxes mises de côté sur la ligne du registre. Le bloc L’argent des taxes, mis de côté ou pas compare les taxes reçues de tes clients à celles cochées, et te dit ce qui reste À transférer.

Le rappel automatique des taxes. Dès qu’une facture est payée au complet et que sa case Taxes mises de côté n’est pas cochée, une fenêtre N’oublie pas de transférer tes taxes s’ouvre avec le montant exact de TPS et de TVQ. Fais ton transfert, puis clique C’est fait : taxes mises de côté : la case se coche toute seule. Clique Plus tard si tu transfères à un autre moment. Le montant reste alors affiché dans À transférer.

Le bandeau rouge « Tâche à faire ». Tant que des taxes reçues ne sont pas cochées Taxes mises de côté, un bandeau rouge s’affiche en haut de l’onglet Le registre. Il te donne le montant total à transférer et le nombre de factures payées en cause. La tuile Taxes pas encore de côté passe aussi au rouge. Le bouton Transférer maintenant ouvre la fenêtre de rappel de la première facture payée au complet. Le bandeau disparaît dès que toutes les cases sont cochées.

Si tu n’es pas inscrit

Choisis Non, petit fournisseur dans la barre du haut. Les colonnes de taxes disparaissent, et l’onglet affiche plutôt Le seuil du petit fournisseur : tes ventes taxables des quatre derniers trimestres, trimestre en cours compris, et ta marge avant 30 000 $. Le tableau de bord t’avertit à 80 % du seuil, puis au dépassement.

8. Tes dépenses

Tes dépenses font deux choses : elles te redonnent des taxes et elles baissent ton impôt.

1. Inscris la date, le fournisseur et la catégorie. La catégorie propose le pourcentage d’affaires et les taxes habituels.
2. Inscris le montant et précise, dans Ce montant est, s’il est en Taxes incluses, tel qu’il paraît sur la facture, ou Avant taxes. L’outil sépare la TPS et la TVQ.
3. Ajuste Taxes payées et % affaires au besoin, puis clique Ajouter.

La partie admissible, c’est le montant avant taxes multiplié par le pourcentage d’affaires. Tes crédits de taxes (CTI et RTI) suivent le même pourcentage. Si tu n’es pas inscrit aux taxes, les taxes payées font partie de la dépense.

Modifier remonte une dépense dans le formulaire : corrige-la, puis clique Enregistrer, ou Annuler. Le × la supprime après un deuxième clic. Les filtres Période et Catégorie réduisent la liste, et le bloc Tes dépenses par catégorie montre où va ton argent.

9. Ta fin d’année

Tes dépenses vivent dans ton logiciel comptable ? Cet onglet rassemble ce que ton comptable te demandera, poste par poste.

Si tu inscris déjà chaque achat dans Tes dépenses, tu n’as pas besoin de remplir les postes ici. L’onglet Fin d’année ne change ni ton profit ni ton impôt dans les autres onglets.

1. Inscris tes parts d’affaires. Tes km d’affaires et tes km totaux donnent la part du véhicule. Le nombre de pièces, ou la superficie, du bureau et du logement donne la part du bureau à domicile.
2. Reporte le total de l’exercice de chaque poste, tel qu’il paraît dans ton logiciel comptable, avant taxes si tu es inscrit à la TPS et à la TVQ. La part admissible au Québec et au fédéral se calcule toute seule.
3. Coche Vérifié une fois le poste validé. La tuile Postes vérifiés te dit ce qui reste.
4. Ajoute tes propres postes au bas de chaque section, et retire-les avec le ×.
5. Coche les pièces à remettre à mesure que tu les rassembles.

Le bloc Compteur du véhicule garde la lecture au début et à la fin de l’exercice, et t’avertit si elle ne concorde pas avec tes km totaux. Copier pour Excel et Télécharger en CSV, au bas de l’onglet, remettent tous les postes à ton comptable.

10. L’impôt et les acomptes provisionnels

L’impôt se calcule sur ton profit : tes ventes nettes moins tes dépenses admissibles. Pas sur tes ventes.

Le bloc Ton impôt et tes acomptes provisionnels, dans l’onglet Taxes et impôt, montre ton profit à ce jour, l’impôt sur ce profit, l’Impôt annuel estimé au rythme actuel sur 12 mois, et les acomptes déjà payés.

• Coche Payé pour chaque acompte versé : le montant suggéré et la date du jour s’inscrivent. Corrige-les au besoin.
• Une échéance dans les 30 prochains jours porte l’étiquette bientôt. Une échéance passée sans coche porte à vérifier.
• Si ton comptable, Revenu Québec ou l’ARC t’a donné un montant annuel, inscris-le dans Impôt annuel estimé par ton comptable. Il remplace le calcul de l’outil.

11. Retraits et paie

Chaque dollar qui passe du compte de l’entreprise à ton compte personnel, ou à celui d’une personne de ton équipe.

1. Inscris la date et le type : Prélèvement du propriétaire, Salaire (paie), Dividende, Remboursement de dépenses ou Autre.
2. Inscris le Montant versé et le mode : virement Interac, dépôt direct, chèque, et les autres modes de la liste.
3. Inscris la Personne qui reçoit, le N° de confirmation et, au besoin, une Note, puis clique Ajouter. Le numéro, c’est ta preuve en cas de question. Une note longue tient sur une ligne : passe la souris dessus pour la lire au complet.

Le tableau donne le cumul de l’exercice ligne par ligne. Les filtres Type et Personne réduisent la liste. Pour corriger un versement, supprime-le avec le ×, confirme avec Supprimer ?, puis inscris-le de nouveau.

La tuile Reste après dépenses, impôt et versements part de tes ventes nettes encaissées, sans les taxes, et retire tes dépenses admissibles, l’impôt à prévoir et tes versements. En rouge, tu te verses plus que ce que l’entreprise génère.

12. Le tableau de bord

• Les tuiles : ventes nettes et progression vers l’objectif, argent reçu, à recevoir, taxes perçues, profit estimé, impôt à prévoir, rythme annuel et comparaison avec l’an passé sur les mêmes mois.
• Le graphique : tes ventes nettes et l’argent reçu, mois par mois, avec la ligne de ton objectif mensuel et celle de l’exercice précédent.
• Le résumé par trimestre : ventes, taxes, reçu, dépenses, profit, impôt et statut du trimestre. Copier le résumé le copie pour un tableur.
• Tes clients les plus importants : au-delà de 40 % de tes ventes pour un seul client, sa barre passe au jaune.
• Ce qui rapporte, par type de vente : la base pour décider quoi vendre davantage.
• Ce qu’il faut regarder : les alertes écrites. Factures à relancer, factures récurrentes dues, acompte et remise à venir, taxes à transférer, seuil du petit fournisseur, dépendance à un client, objectif, délai de paiement et factures pas encore envoyées.

13. Le sommaire pour le comptable

Une page pour la fin de l’année, ou quand ton comptable te demande où tu en es.

Dans le Tableau de bord, clique Sommaire pour le comptable. Il porte ton logo et contient quatre blocs :

• Tes ventes, tes notes de crédit, tes ventes sans taxes et l’argent reçu.
• Les taxes par période, avec la date de chaque remise, si tu es inscrit.
• Tes dépenses par catégorie, le profit estimé, l’impôt provisionné et les acomptes payés.
• Les versements au propriétaire et la paie, puis tes comptes clients à la date du jour.

Imprimer ou enregistrer en PDF en fait un document. Copier pour Excel le colle dans un tableur.

Tes ventes, tes dépenses, tes retraits et ta fin d’année se téléchargent aussi en fichier CSV, avec le bouton Télécharger en CSV de chaque onglet. Le fichier porte la date du jour et s’ouvre dans Excel.

14. Le lien avec le Flux de trésorerie

Dans le Tableau de bord, clique Copier pour le Flux de trésorerie. Les 12 montants reçus de l’exercice, taxes comprises, sont copiés. Dans ton Flux de trésorerie, mode Réel, clique la case du premier mois sur la ligne Ventes encaissées, puis colle avec Ctrl + V ou Cmd + V. Les 12 mois se remplissent d’un coup.

15. Où vivent tes données

Dans ton navigateur, sur ton appareil. Rien ne transite par un serveur.

• Télécharge une sauvegarde chaque mois dans l’onglet Les clients, avec Télécharger une sauvegarde. Le fichier Registre-des-ventes-sauvegarde, suivi de la date, contient tout ton registre. Range-le dans OneDrive, SharePoint ou Google Drive.
• Pour changer d’appareil, ouvre l’outil sur le nouvel appareil, clique Restaurer une sauvegarde, choisis le fichier et confirme. Tout ce qui est dans le registre de cet appareil est remplacé.
• Ta copie permanente : le bouton Télécharger ma copie permanente, au bas de l’outil, enregistre le fichier Registre-des-ventes.html sur ton ordinateur. La copie, c’est l’outil, pas tes données. Tes ventes suivent avec la sauvegarde.
• Le guide : le bouton Guide d’utilisation (PDF) de la barre du haut et le lien du bas de l’outil ouvrent toujours la version la plus récente.

16. Les raccourcis

17. La sauvegarde automatique

Tes données vivent dans ton navigateur. Un nettoyage, un bogue ou un nouvel ordinateur, et elles disparaissent. La sauvegarde automatique garde une copie à jour dans ton OneDrive, ton SharePoint ou ton Google Drive.

1. Clique Activer la sauvegarde automatique, en bas à gauche de l’outil.
2. Clique Choisir où enregistrer mes données. Choisis un dossier dans ton OneDrive, ton SharePoint ou ton Google Drive, garde le nom proposé, puis clique Enregistrer.
3. C’est fait. Après chaque modification, le bouton affiche l’heure de la dernière sauvegarde, par exemple Enregistré à 14 h 32. L’outil enregistre aussi quand tu le fermes.

18. Les questions qui reviennent

Mes taxes diffèrent de quelques cents de mon fichier Excel.

L’outil arrondit chaque facture au cent, comme une facture réelle. Un tableur qui additionne avant d’arrondir donne parfois quelques cents d’écart.

Une vente d’une autre année n’apparaît pas.

Le registre montre l’exercice inscrit dans la barre du haut. Une note sous le tableau compte les ventes gardées dans d’autres exercices. Change l’année dans le champ Exercice pour les voir : rien n’est effacé.

Dois-je créer un nouveau fichier chaque année ?

Non. Le même registre garde toutes tes années. Au début de ton exercice, inscris la nouvelle année dans le champ Exercice et continue d’inscrire tes ventes. Tes remises de taxes et tes acomptes cochés restent rattachés à leur année, et le tableau de bord compare ton année à la précédente.

Je ne suis pas inscrit aux taxes. L’outil me sert-il ?

Oui. Les taxes ne sont pas calculées, les taxes payées sur tes achats deviennent une dépense, et l’outil surveille ton seuil de 30 000 $.

Je veux renommer un client.

Dans l’onglet Les clients, change son nom directement dans la liste. Toutes ses ventes et ses ventes récurrentes suivent. Le × qui retire un client n’apparaît que pour un client sans aucune vente.

Mon logo ne s’affiche pas.

Utilise une image PNG ou JPG. Si le fichier est refusé, le bouton affiche quelques secondes Choisis une image PNG ou JPG, Format non lu, essaie PNG ou JPG ou Fichier illisible, essaie PNG ou JPG. Un PDF ou une photo HEIC d’iPhone doit d’abord être enregistré en PNG ou en JPG.

Un bandeau rouge reste affiché en haut du registre.

Des taxes déjà reçues ne sont pas cochées Taxes mises de côté. Repère les factures marquées À transférer, fais ton transfert, puis coche leur case. Le bandeau disparaît tout seul.

Le taux d’impôt de 30 % est-il le bon ?

C’est un point de départ prudent. Ton comptable te donnera le taux qui correspond à ton revenu et à ta forme d’entreprise.