Outil gratuit
Le gabarit d’ordre du jour
Un gabarit Word à remplir, pour que tes rencontres commencent à l’heure, finissent à l’heure et produisent des décisions écrites.
Ce qui se passe quand il n’y en a pas
- La rencontre démarre en retard parce que personne ne sait par quoi commencer.
- Un participant arrive sans avoir lu le document, parce que personne ne lui a dit lequel lire.
- Le sujet important passe en dernier, à 16 h 55, et se fait reporter encore une fois.
- Deux personnes se pensent responsables du même suivi, donc personne ne le fait.
- Tu ressors avec des notes éparpillées et aucune action claire attribuée à qui que ce soit.
- Le mois suivant, le même point revient. Personne ne se souvient de ce qui avait été décidé.
Une rencontre d’une heure à cinq personnes, c’est cinq heures de salaire. Sans structure, c’est cinq heures qui ne laissent aucune trace.
Ce que le gabarit règle
- Chaque point a un type, un responsable et une durée. La rencontre finit à l’heure prévue.
- Les documents à lire sont nommés avant, avec le point auquel ils se rattachent.
- Les points reportés sont inscrits noir sur blanc, donc ils cessent de disparaître.
- La personne qui anime et celle qui prend les notes sont désignées avant d’entrer dans la salle.
Ce que tu reçois
- Un fichier Word de cinq pages en format paysage, à remplir et à réutiliser sans limite.
- Un espace logo qui est une vraie image : clic droit, « Modifier l’image », et c’est le tien.
- Un bloc d’information à 9 champs, de la date aux absences prévues, avec l’objectif et les résultats attendus.
- Un tableau de points déjà minuté et numéroté (1.1, 1.2, 3.2.1), avec un exemple de 85 minutes que tu remplaces par tes sujets. Chaque sujet a son objectif et sa question clé, et une large colonne Notes te laisse écrire à la main.
- Trois tableaux de suivi : les documents à consulter avant la rencontre, les décisions et actions (qui, quoi, quand et date de suivi) et les points reportés.
- Les règles de la rencontre en quatre lignes, à relire en ouverture, et un espace pour tes notes.
- Le mode d’emploi complet dans ton courriel, avant, pendant et après la rencontre.
Il s’ouvre dans Word ou dans Google Documents. Tu l’exportes en PDF avant de l’envoyer aux participants, pour que personne ne le modifie en chemin.
