Presque tous les organismes que je rencontre en ont. Ce n’est pas un drame, mais ça ne se règle pas tout seul.
Un administrateur quitte le conseil. Une direction générale part. Et on se rend compte que les trois dernières années de décisions vivaient dans la tête de quelqu’un. Voici comment reprendre le contrôle.
Jamais par négligence. Toujours par la même mécanique :
La quatrième raison est la vraie. Tant que la responsabilité n’est pas nommée, les trois autres se répètent.
Avant de rédiger quoi que ce soit, on rassemble ce qui existe. Convocations, ordres du jour, notes manuscrites, courriels de confirmation, versions de procès-verbaux non adoptées.
Tu vas être surpris de la quantité de matière qui traîne. La plupart des trous se bouchent avec des documents qui existaient déjà, mal rangés.
Un tableau simple : une ligne par rencontre, avec la date, le type de rencontre, ce qu’on possède et ce qui manque. En une page, le conseil voit l’état réel du registre.
C’est le document que je monte en premier. Il transforme un malaise flou en une liste finie de choses à faire.
Tout ne se rattrape pas, et c’est normal. La distinction est nette :
| Se reconstitue | Ne se reconstitue pas |
|---|---|
| Un procès-verbal à partir de notes et de courriels de l’époque | Une décision dont il ne reste aucune trace écrite |
| Une résolution dont on a le texte adopté | Un vote dont personne ne se souvient du résultat |
| La composition du conseil aux dates concernées | Une signature d’une personne qui a quitté |
Pour la colonne de droite, on ne réécrit pas l’histoire. On documente l’absence, honnêtement, et le conseil en prend acte. C’est plus solide qu’un document reconstitué de mémoire.
Le rattrapage ne sert à rien si la mécanique reste la même. Trois choses à fixer :
Ce que ça donne en pratique. La refonte documentaire d’un organisme que j’ai accompagné a produit une nouvelle arborescence et une trentaine de procédures écrites. Le départ d’une personne n’efface plus la mémoire de l’organisme.
Ce texte décrit une méthode de travail administratif, pas un avis juridique. Les obligations légales de ton organisme dépendent de sa loi constitutive et de ses règlements généraux. Pour les questions de conformité, valide avec ton conseiller juridique ou directement auprès du Registraire des entreprises.
Mon rôle s’arrête au registre tenu, rangé et à jour. C’est déjà la partie que personne n’a le temps de faire.
Huit questions, deux minutes. Tu obtiens tes heures perdues chaque semaine et leur valeur en dollars sur une année.
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C’est normal. La plupart des dirigeants que j’accompagne avaient les mêmes trous, et ils ne les voyaient plus à force de vivre avec.
Pour un besoin de structure, de procédures ou de délégation, écris-moi ou réserve une heure. Je regarde ton cas, je te dis par quoi commencer et ce que ça coûte de le régler. Si tu n’as pas besoin de moi, je te le dis aussi.
